לצערנו המשרה כבר לא בתוקף

ע' אדמיניסטרטיבית בעל/ת בגרות מלאה

1-2 שנים |
משרה מלאה
| לפני 23 שעות
תיאור משרה

מכרז חיצוני מס' 8/2021 לתפקיד עוזר/ת אדמיניסטרטיבי/ת
בעל/ת תעודת בגרות מלאה
תואר המשרה :עוזר/ת אדמיניסטרטיבי/ת
היחידה : חטיבת תכנון אסטרטגי
דירוג/ד ר ג ה : יד' –יז' בדירוג המנהלי בהסכם קיבוצי
כ פ י פ ו ת : לסמנכ"לית תכנון אסטרטגי

1. בגרות מלאה.

2.ניסיון בעבודה עם גורמים פנים ארגוניים וחוץ ארגוניים. ניסיון של שנתיים לפחות בעבודות אדמיניסטרטיביות, ארגוניות/ ניהול לשכה.

3.עברית ברמה גבוהה, כולל ניסוח מכתבים. אנגלית ברמה טובה.

תיאור התפקיד:
1. אחריות לניהול האדמיניסטרטיבי של החטיבה.
2. ניהול לשכת הסמנכ"ל.
3. תיאום הישיבות בהן משתתף הממונה, ריכוז המסמכים הרלוונטיים לישיבה ואת סדר היום לישיבה והפצה מבעוד מועד למשתתפי הישיבה.
4. קביעת דיוני חטיבה וריכוז פעילויות בהן משתתפת כל החטיבה.
5. "קנין תפעולי" של החטיבה במערכת ה SRM, אחריות על הטיפול בפועל בכל שלבי ההתקשרויות והתשלומים במערכת.
6. הכנת פניות לוועדת המכרזים וליווי.
7. ניהול ומעקב אחר החוזים והמטלות של החטיבה.
8. ריכוז הדיווחים התקופתיים וניהול מעקב אחריהם, עפ"י החלטת הסמנכ"לית.
9. ביצוע מעקב אחר ביצוע החלטות המתקבלות בחטיבה, דיווח סטטוס של מידת יישום ההחלטות לממונה.
10. ניהול תיקיית החטיבה הכוללת תיעוד הנדסי, טפסים וציוד עזר לעבודות השוטפות של החטיבה. ביצוע גניזה בהתאם לנוהלי החברה.
11. הדפסה והפקת המסמכים של הממונה, כולל דוא"ל, אופיס, תוכנה לניהול מעקב החלטות ועוד.
12. ניהול מעקב אחר שמישות המיכון והמכשור המשרדי, דיווח על תקלות לאגף מערכות מידע ולספקים המספקים שירותים בנושא לחברה. אחריות על הזמנת ציוד משרדי, לרבות ציוד למדפסות הכלליות.
13. ניהול הדואר הנכנס והיוצא.
14. ניהול השיחות הנכנסות ואת השיחות שמבקש הממונה לבצע.
15. ביצוע מטלות נוספות עפ"י הנחיית הממונה.

דרישות התפקיד

כישורים המהווים יתרון :
תואר ראשון/ הנדסאי. קורס מזכירות בכירות. קורס מנהלות לשכה. קורסים רלוונטיים נוספים. ניסיון בעבודה עם תכנה לניהול ולמעקב אחר החלטות.
ה ע ר ו ת
1. תינתן עדיפות מתקנת למועמדים כמפורט להלן :
1.1 לבעלי מוגבלויות.
1.2 למי שהוא/היא או אחד מהוריו נולד באתיופיה.
1.3 למי שהוא/היא בן/בת העדה הדרוזית.
1.4 לבני/בנות המגזר הערבי (לרבות הצ'רקסים).
2. להנהלה שמורה הזכות לשנות מזמן לזמן את תיאור התפקיד הנ"ל, להוסיף או לגרוע ממנו.
3. תהליך ההגשה הינו מקוון, בכלל זה מילוי טפסים וצרוף מסמכים. הנכם מתבקשים להיכנס לאתר חברת נמלי ישראל למדור משרות פנויות. לא תיבחן מועמדות שלא עברה דרך המערכת.
4. את הבקשה יש להגיש לא יאוחר מיום 4.5.2021 עד לשעה 24:00.
5. המודעה מתייחסת לנשים/גברים כאחד. סודיות מובטחת