מנהלת משרד בין אגפי (החלפה לחל״ד)

תיאור משרה

מנהלת משרד בין אגפי - מטה הפעילות, האגף לחינוך ופיתוח וצופי ים - מנהל/ת אדמיניסטרטיבי/ת

תחומי אחריות:

אחריות על כלל היבטי הניהול האדמיניסטרטיבי של מטה הפעילות, האגף לחינוך ופיתוח וצופי הים. ניהול הקשר השוטף של האגף עם יחידותיו ועם גורמים פנימיים וחיצוניים.
ניהול יומנים אישיים וניהול לו"ז אירועים מרכזיים במטה הפעילות ובצופי הים וכן תיאום פגישות רבות משתתפים מספר פעמים במהלך השנה. כתיבת סיכומי ישיבות ומעקב אחרי ביצוע משימות והחלטות שהתקבלו.
מעקב אחר הרשאות למערכת האישורים התנועתית.
תפעול מערכת לניהול פרוייקטים.
אחריות על תחום השכר של כלל העובדים של מטה הפעילות, האגף לחינוך ופיתוח וצופי ים. אישור נוכחות, וארגון מרכיבי השכר לאישור המנהלים.ש
תפעול תחום הכספים: טיפול בחשבוניות ספקים והתנהלות למול יחידת הנה"ח בתנועה, מעקב אחר תשלום לספקים, טיפול ומעקב אחר קופות קטנות של עובדים/ות.
אחריות על סגירת הרשמה לפעילויות ארציות למול גורמים ביחידות התנועה.
אחריות על תחום ביטוח כלי השיט- עבודה מול חברת הביטוח, הוספת / הסרת כלי שיט, טיפול בתביעות ביטוח מול החברה, חידוש ביטוח פעם בשנה.
ניהול צי ומעקב אחרי צי עגלות הנגרר והרכבים- חידוש ביטוחי רכבים בזמן, מעקב אחר ביצוע טסטים, ניהול טבלת רכבים מעודכנת ועוד.
קשר מול גורמים פנים תנועתיים רבים.
עבודה מול ספקים וגורמים חיצוניים לבקשת הצעות מחיר, ביצוע הזמנות רכש וכו'.
אחריות על תפעול המשרד- טיפול בתקלות, עבודות משרדיות, מענה טלפוני וכו'.
טיפול בנושאים מנהלתיים וקבלת אישורים למפעלים, מחנה ימי ועוד פעילויות מיוחדות.
ביצוע משימות נוספות כפי שיינתנו ע"י הממונים.