הגיע הזמן לשחרר ולקבל עובדים עצמאים

כבעלי עסק ומנהלים, אתם בטח מכירים את הקושי לשחרר שליטה ולהעביר משימות לעובדים. זה לא קורה רק לפרפקציוניסטים... תחושת האחריות להצלחת הארגון, מעלה חששות מטעויות ופחד לאבד את השליטה בנושאים מסוימים שחשובים לכם במיוחד. בפועל, האצלת סמכויות נכונה היא אחד הכלים החשובים והיעילים ביותר להצלחה ניהולית ולצמיחה עסקית – גם עבור המנהל וגם עבור העובדים. אז איך עושים זאת מבלי לאבד שליטה?

למה זה בכלל כדאי להאציל סמכויות?

• התמקדות במה שחשוב באמת: כשאתם עושים הכל לבד, ברור מאליו שגם אם אתם מומחים בתחומכם, לא תוכלו להשקיע 100% בכל המשימות, ולעשות הכל. זה וודאי ייקח הרבה זמן - זמן שלא בטוח שיש לכם, כך שזו דרך בטוחה ליצירת צוואר בקבוק לא רצוי ולעומת זאת, כשמנהל לא עסוק במשימות שוטפות, הוא יכול להקדיש זמן לאסטרטגיה, פיתוח עסקי וקבלת החלטות בנושאים מהותיים. 
• ירידה בשחיקת מנהלים: כאשר לא כל האחריות מונחת רק על המנהל, הוא מפנה לעצמו זמן, מפחית לחץ ושומר על איזון טוב יותר בין עבודה לחיים.
• הגברת היעילות: פיזור עומס העבודה מאפשר ביצוע משימות במקביל, קיצור לוחות זמנים ושיפור התפוקות.
• פיתוח עובדים: האצלת סמכויות מחזקת את תחושת המסוגלות של העובדים, מפתחת אותם מקצועית ומכינה אותם לתפקידים בכירים יותר (וכך בונה את העתודה הניהולית של הארגון/עסק). העובדים לומדים לקבל החלטות, להתמודד עם אתגרים ולפתח ביטחון עצמי.
• העלאת מוטיבציה ושביעות רצון: בשונה מעובדים שבורחים כמו מאש ממנהלים שבודקים אותם בכל צעד וחונקים את העצמאות שלהם, עובדים שמקבלים אחריות מרגישים מוערכים, מעורבים וחשובים יותר לארגון. אמון מצד ההנהלה מעורר תחושת שייכות וזו דרך מעולה לשימור עובדים.
• גיוון: פיזור משימות בין עובדים מאפשר לארגון ליהנות מגיוון בדעות, בדרכי חשיבה, בדרכי פעולה ומכניסה גם רעיונות חדשים לעסק.

איך מבצעים האצלת סמכויות מוצלחת? 8 טיפים מעשיים:

טיפ 1 - בחרו נכון: בחרו את האדם הנכון למשימה והתאימו את המשימה לכישורים, לניסיון ולפוטנציאל של העובד. מצד שני, חשבו היטב איזה סמכויות ניתן לבזר לאחרים ואיזה אתם מעדיפים להשאיר אצלכם.

טיפ 2 -הגדירו באופן ברור את המטרה: הסבירו מהי התוצאה הרצויה, מה הרציונל, מהם היעדים ומהם מדדי ההצלחה. קבעו מראש תחנות עצירה שבהן תבוצע בקרה על הנעשה עד אז.

טיפ 3 -העבירו את כל המידע הדרוש: בצעו הכשרות וחפיפות, ספקו לעובדים את כל הנתונים, הכלים והתמונה הכוללת הנדרשים לביצוע המשימה.

טיפ 4 -סמנו גבולות גזרה: הגדירו היטב מה באחריות העובד, אילו החלטות הוא יכול לקבל לבד ומתי עליו לעדכן, להתייעץ או להרים דגל.

טיפ 5 -תמכו והיו זמינים לשאלות: עודדו פנייה לעזרה במידת הצורך, אך הימנעו מ"להחזיק את היד" כל הזמן. שאלו את העובדים באופן ברור וישיר "מה את/ה צריכ/ה ממני כדי לבצע את המשימה בהצלחה?".

טיפ 6 -היו סבלניים לטעויות: זכרו שלמידה היא גם דרך טעויות. התייחסו אליהן כהזדמנות לשיפור, לא ככישלון.

טיפ 7 -תנו משוב בונה: לאחר סיום המשימה, שוחחו על התהליך, חזקו הצלחות והציעו נקודות לשיפור.

טיפ 8- הכירו בהצלחות ותגמלו: ציינו לשבח עובדים שלקחו אחריות והצליחו, שתפו את ההצלחות עם שאר הצוות, ואולי גם פרגנו לעובד בצ'ופר כלשהו, או בונוס.

לסיכום:

האצלת סמכויות אינה רק "שחרור שליטה", אלא אסטרטגיה ניהולית חכמה שמקדמת את העסק, את המנהל ואת העובדים. התחילו בצעדים קטנים, למדו לסמוך, ותגלו שהדרך להצלחה עוברת דרך שיתוף פעולה והעצמת האנשים סביבכם.

קרדיט צילום: shutterstock