אנו מחפשים איש/אשת צוות עם "ראש גדול", יכולות ארגון וסדר ברמה הגבוהה ביותר, יחסי אנוש מעולים ורקע פיננסי מעשי. התפקיד מהווה ציר מרכזי ובלתי נפרד מהפעילות היומיומית של החברה, וכולל ניהול אדמיניסטרטיבי מלא של המשרד, תיאום נסיעות עסקיות בינלאומיות ותערוכות, קשר שוטף מול ספקים ולקוחות בארץ ובעולם, וריכוז התחום הכספי השוטף. ***תחומי אחריות עיקריים ניהול משרד, אופרציה ונסיעות בינלאומיות: • אופרציית נסיעות לחו"ל (Travel): ניהול מלא של סידורי הטיסות, הזמנת מלונות, תיאום העברות (שאטלים/הסעות), הוצאת ויזות ובניית תיקי נסיעה מסודרים לנסיעות עסקיות של ההנהלה והצוות. • תערוכות ואירועים עסקיים: ריכוז ההיבטים הלוגיסטיים והאדמיניסטרטיביים לקראת השתתפות בתערוכות בינלאומיות (רישום, לוחות זמנים, שילוח מוצרים ודוגמאות, תיאום ספקים מקומיים). • ניהול שוטף של סביבת המשרד: אחריות על נראות המשרד, רכש ציוד משרדי וכיבוד, אספקה שוטפת והתנהלות מול נותני שירות. • ניהול יומנים ופגישות: תיאום ותזמון פגישות עסקיות, ישיבות הנהלה ושיחות ועידה בארץ ובחו"ל. • חוזים והסכמים מסחריים: תיוק, מעקב, ניהול ובקרה שוטפת על הסכמי לקוחות, ספקים והסכמי סודיות (NDA). תפעול כספי וגבייה: • הפקת מסמכים חשבונאיים: הוצאת חשבוניות מס, קבלות ודרישות תשלום ללקוחות עסקיים. • ניהול גבייה: מעקב שוטף ובקרת אובליגו, תזכורות תשלום וגבייה ישירה מול לקוחות ורשתות. • התחשבנות מול ספקים: קליטת חשבוניות ספקים (מקומיים ובינלאומיים), בדיקת תאימות להזמנות ותיאום מועדי תשלום. • ממשק ישיר מול רואה החשבון: ריכוז, הכנה והגשה מסודרת של כלל המסמכים, החשבוניות, דוחות הוצאות נסיעה בחו"ל והתאמות בנקים לצורך דיווחים תקופתיים.
