רוצה להבין מה במשרה יכול להתאים לך?
תיאור משרה
אנו מחפשים איש/אשת צוות עם "ראש גדול", יכולות ארגון וסדר ברמה הגבוהה ביותר, יחסי אנוש מעולים ורקע פיננסי מעשי.
התפקיד מהווה ציר מרכזי ובלתי נפרד מהפעילות היומיומית של החברה, וכולל ניהול אדמיניסטרטיבי מלא של המשרד, תיאום נסיעות עסקיות בינלאומיות ותערוכות, קשר שוטף מול ספקים ולקוחות בארץ ובעולם, וריכוז התחום הכספי השוטף.
***תחומי אחריות עיקריים
ניהול משרד, אופרציה ונסיעות בינלאומיות:
• אופרציית נסיעות לחו"ל (Travel): ניהול מלא של סידורי הטיסות, הזמנת מלונות, תיאום העברות (שאטלים/הסעות), הוצאת ויזות ובניית תיקי נסיעה מסודרים לנסיעות עסקיות של ההנהלה והצוות.
• תערוכות ואירועים עסקיים: ריכוז ההיבטים הלוגיסטיים והאדמיניסטרטיביים לקראת השתתפות בתערוכות בינלאומיות (רישום, לוחות זמנים, שילוח מוצרים ודוגמאות, תיאום ספקים מקומיים).
• ניהול שוטף של סביבת המשרד: אחריות על נראות המשרד, רכש ציוד משרדי וכיבוד, אספקה שוטפת והתנהלות מול נותני שירות.
• ניהול יומנים ופגישות: תיאום ותזמון פגישות עסקיות, ישיבות הנהלה ושיחות ועידה בארץ ובחו"ל.
• חוזים והסכמים מסחריים: תיוק, מעקב, ניהול ובקרה שוטפת על הסכמי לקוחות, ספקים והסכמי סודיות (NDA).
תפעול כספי וגבייה:
• הפקת מסמכים חשבונאיים: הוצאת חשבוניות מס, קבלות ודרישות תשלום ללקוחות עסקיים.
• ניהול גבייה: מעקב שוטף ובקרת אובליגו, תזכורות תשלום וגבייה ישירה מול לקוחות ורשתות.
• התחשבנות מול ספקים: קליטת חשבוניות ספקים (מקומיים ובינלאומיים), בדיקת תאימות להזמנות ותיאום מועדי תשלום.
• ממשק ישיר מול רואה החשבון: ריכוז, הכנה והגשה מסודרת של כלל המסמכים, החשבוניות, דוחות הוצאות נסיעה בחו"ל והתאמות בנקים לצורך דיווחים תקופתיים.
דרישות התפקיד
• ניסיון מקצועי: ניסיון מוכח של שנתיים לפחות בניהול משרד אדמיניסטרטיבי המשלב טיפול פיננסי שוטף (גבייה, חשבוניות, עבודה מול ספקים ורו"ח) – חובה.
• ניסיון בתיאום נסיעות לחו"ל (Travel Desk): היכרות עם עולם הזמנות הטיסות, המלונות וההסעות העסקיות – יתרון משמעותי.
• שליטה במערכות מידע:
o שליטה מלאה בתוכנת Priority – חובה.
o שליטה מצוינת ב-Excel (דוחות, פונקציות, סינונים והתאמות) וכלי Office – חובה.
• שפות: אנגלית ברמה גבוהה (קריאה, כתיבה שוטפת במיילים ושיחה מול ספקים וגורמים בינלאומיים) – חובה.
• השכלה: הנהלת חשבונות (סוג 1/2) או תואר אקדמי רלוונטי (כלכלה / מנהל עסקים / תעשייה וניהול) – יתרון משמעותי.
• כישורים אישיים:
o עצמאות ניהולית, "ראש גדול" ויכולת תעדוף משימות בסביבה דינמית ומרובת משימות במקביל (Multi-tasking).
o דיוק, ירידה לפרטים, סדר וארגון ללא פשרות.
o תודעת שירות גבוהה ויחסי אנוש מעולים.
• מיקום המשרה: יקנעם עילית
• היקף משרה: משרה מלאה
* משרה זו פונה לנשים וגברים כאחד.
קטגוריה
תחומים
רוצה לקבל עדכונים על המשרות לפני כולם?
שמירת העדפות תאפשר קבלת התראות אוטומטיות על משרות רלוונטיות, כך שתוכל להגיב מהר ולהגדיל את הסיכוי למצוא עבודה למצוא את התפקיד הבא