לחברה יציבה ומובילה במודיעין דרושה מזכירת חברה / מנהלת משרד לתפקיד מרכזי, מגוון ובעל אחריות. ניהול שוטף של המשרד ומתן מענה אדמיניסטרטיבי להנהלת החברה ניהול יומנים, תיאום פגישות ומעקב אחר משימות מענה טלפוני וטיפול בפניות לקוחות וספקים הכנת מסמכים, הצעות מחיר, הזמנות ומעקב אחר ביצוע הוצאת דוחות להנהלה אחריות על סדר, ארגון ותפעול המשרד בימים א-ה 07:00-16:00
לחברה באזור רשפון דרוש/ה מזכיר/ה בכיר/ה התפקיד כולל: • ניהול אדמיניסטרטיבי ואישי • תיאום וניהול יומנים מורכבים ורבי משתתפים • מענה טלפוני והתכתבויות שוטפות בעברית ובאנגלית מול גורמים בכירים בארץ ובחו"ל • טיפול בהזמנות רכש, ציוד משרדי ועבודה מול ספקים • תיאום נסיעות לחו"ל וטיפול באורחים מחו"ל
מהות התפקיד: ניהול כולל של לשכת המנכ"ל ויו"ר הקבוצה ומתן מעטפת אדמיניסטרטיבית, תפעולית ואישית ברמה גבוהה, תוך אחריות לניהול לו״ז מורכב ודינמי, תיאום ישיבות בארץ ובחו״ל, מעקב אחר משימות מול מנכ״לים, חברות בנות וגורמים חיצוניים, טיפול בחומרים לישיבות ודירקטוריונים, אירוח שוטף, ותמיכה מלאה בהתנהלות האישית והעסקית. התפקיד דורש דיסקרטיות, סדר, זמינות גבוהה, יכולת תעדוף, שירותיות ויכולת עבודה מול ממשקים רבים בארץ ובחו״ל. תחומי אחריות עיקריים: • ניהול יומן אישי ועסקי, לרבות לו״ז יומי באקסל, תיאום פגישות, עדכון שינויים בזמן אמת, תזכורות לפני פגישות, שליחת קישורי זום ותכנון זמני נסיעה וחניה. • תיאום וניהול ישיבות קבועות ומשתנות, לרבות פגישות עבודה, ישיבות דירקטוריון, פגישות מול גורמים בחו״ל והיערכות לפגישות זום שוטפות. • אחריות לקבלת חומרים לישיבות, מעקב אחר השלמתם בזמן, הכנת חדרי ישיבות, וידוא חיבורי זום, העלאת מצגות ואיסוף משתתפים. • מעקב שוטף אחר משימות שניתנו למנכ״לים, סמנכ״לים וגורמים נוספים, קבלת תשובות, תיעוד והעברת עדכונים שוטפים • ניהול קשרי עבודה עם חברות בנות וממשקים בכירים • עבודה שוטפת מול המחלקה המשפטית, עורכי דין ויועצים חיצוניים, לרבות קבלת מסמכים, העברתם לחתימה, סריקה ושליחה חזרה. • ניהול תיאומים אישיים ותפעוליים • אחריות יומיומית בכל הקשור לאירוח וארוחות • ניהול צוותי תמיכה ושירות: מנקים, מנקה המשרד, צוות המזכירות בקבלה, ספקי פירות, שליחים וחנויות, לרבות ניהול שעות, קבצי שכר, נוכחות, תיאומים שוטפים ומעקב אחר ביצוע. • ניהול קופה קטנה, שמירת קבלות, ניהול קבצי מעקב והעברת חומרים לגורמים הרלוונטיים. • סיוע לבני משפחה לפי צורך, לרבות קביעת תורים, תיאומים מול מרפאות, קניות מיוחדות ותשלומים מראש. • טיפול בפעילות התנדבות מעקב אחר מנכ״לים מוזמנים, הזמנות להרמות כוסית בראש השנה ובפסח וקשר עם אנשי הקשר הרלוונטיים. • ניהול מתנות לחגים, תחזוקת קבצי מעקב, קבלת החלטות בהתאם להנחיות ושליחת מתנות לפי צורך.
לחברת בוני התיכון דרוש/ה עוזר/ת אישי/ת לתפקיד מפתח ודינמי בלב העשייה, בצמוד לדרג בכיר ניהול יומן מורכב ותיאום פגישות מרובות משתתפים ניהול שוטף של מיילים ושיחות הכנת סיכומי פגישות ומעקב אחר משימות עבודה מול הנהלה בכירה וממשקים רבים בארגון
לרכבת הקלה בירושלים דרוש/ה מנהל/ת לשכה ניהול יומן המנכ"ל סיוע למנכ"ל במשימות שוטפות הכנת מענה לפניות ניהול ובקרה אחר משימות מנכ"ל הכנת סיכומי ישיבות, הפצתם ומעקב אחר ביצוע ההחלטות הכנה לקראת פגישות ודיונים עם גורמי פנים וחוץ בכלל זה: הכנת המצע לדיון והכנת מצגת לדיון עצמו ניהול משימות מרובות ממשקים לאור החלטות מנכ"ל ניהול ומעקב אחר חופשות הנהלה בכירה ישיבת דירקטוריון: הכנת מצע לדיון והפצתו למשתתפים, הכנת מצגת לדיון עצמו, סיכום ומעקב אחר ביצוע ההחלטות משרה מלאה, נכונות לשעות נוספות לפי צורך קליטה ישירה לארגון
חברת "קווים תחבורה ציבורית" מגייסת מזכיר/ה לביה"ס לנהיגה (הכשרה נהגי אוטובוס) במודיעין הגדרת התפקיד: -תיאום ושיבוץ תלמידים לשיעורי נהיגה וביצוע עדכונים ותיאומים ברמה היומית -עבודה בממשק ישיר ושוטף עם תלמידי ומורי ביה"ס -קביעת מועדי טסטים לתלמידי ביה"ס -ארגון, תפעול, וביצוע כנסים -החתמה על חוזי הכשרה לתלמידי ביה"ס וכן סיוע אדמיניסטרטיבי שוטף בתפעול המחלקה תנאי העסקה: העבודה בהיקף משרה מלאה תנאים מעולים | עובדי חברה מהיום הראשון | ביטוח בריאות קולקטיבי
ביה"ס לפיזיקה ואסטרונומיה הפקולטה למדעים מדויקים 100% משרה תקנית תיאור תפקיד: אחריות כוללת למערך ההוראה והמלגות של ביה"ס, לרבות: איתור ושיבוץ סגל זוטר לשיעורים ולתרגולים בהתאם לתכניות הלימוד של ביה"ס, טיפול בהוצאת המינויים לרבות הזנה במערכת ERP ובהתאם לתקציב תקני ההוראה, מעקב וטיפול בהארכת מינויים ובסיום העסקה, וטיפול בנושא מילואים ונסיעות לחו"ל. סיוע ליו"ר ועדת הוראה בשיבוץ סגל ההוראה הבכיר להוראה בהתאם לתכניות הלימוד של ביה"ס. עדכון ידיעון ביה"ס ותכניות הלימוד - קיימות וחדשות. קשר עם הפקולטות לעניין קורסי שירות. ביצוע ומעקב אחר הוראות מינהלת ביה"ס בכל הקשור לתחום ההוראה. מתן שירות לסגל ההוראה במגוון הנושאים שבטיפול, לרבות מענה לפניות, קבלת קהל ומתן ייעוץ והכוונה. ארגון קורסי שיפור ההוראה למתרגלים. ריכוז הטיפול בנושאי מלגות וכוח אדם של בית הספר, כולל: קליטת בקשות למלגות של תלמידי מחקר ופוסט דוקטורנטים מתקציבי ביה"ס והחוקרים, הזנה ועדכון שוטף של נתוני המלגות, מעקב שוטף אחר התקציב בתיאום מול מדור קרנות ומלגות, קשר שוטף ומתן מידע וסיוע לסטודנטים המלגאים ולחוקרים. סיוע בארגון ימים פתוחים, ימי אוריינטציה ומפגשים עם סטודנטים. ריכוז הטיפול בתכנית ההצטיינות ובתכנית הקיץ. ביצוע מטלות נוספות כפי שיוטלו ע"י מינהלת ביה"ס ומנהלת המערך המנהלי וככל שיידרש.
למשרד רואי חשבון מוביל, יציב ובעל מוניטין , המעניק שירותים לחברות ולארגונים מובילים במשק, דרוש/ה מנהל/ת משרד ואדמיניסטרציה לניהול הפעילות השוטפת של המשרד. המשרד מתאפיין בסביבת עבודה מקצועית, איכותית ונעימה, בהנהלה נגישה ובתרבות ארגונית המעודדת שיתוף פעולה, אחריות ומצוינות. מדובר בתפקיד מרכזי המהווה חלק משמעותי בהתנהלות השוטפת ובהמשך התפתחותו של המשרד. תחומי אחריות: ניהול שוטף של פעילות המשרד ואחריות על תהליכים אדמיניסטרטיביים, יישומם ושיפורם. אחריות על תהליך ה־Billing ועבודה מול לקוחות בנושאי חיובים וגבייה. ריכוז נתוני נוכחות, חופשות והיעדרויות, הכנת החומר לשכר ועבודה מול חשבות השכר. אחריות על תחום רווחת העובדים, לרבות תכנון והפקת אירועי חברה ופעילויות רווחה. ליווי תהליכי קליטה וסיום העסקה של עובדים. תמיכה אדמיניסטרטיבית בשותפים ובעובדי המשרד, לרבות ניהול ותיאום יומנים של השותפים וריכוז חומרים לישיבות הנהלה. ריכוז העבודה מול ספקים, קבלת הצעות מחיר ובקרה על איכות השירות, כולל עבודה מול ספקי מחשוב ומערכות מידע. קבלת אורחים ומתן מענה טלפוני בהתאם לצורך.
למפעל ביטחוני יישומי בתחום המיקרואלקטרוניקה, אשר מרכז עיסוקו בתחום Integrated Circuit (IC) Packaging, נדרש.ת מנהל.ת אדמינסטרטיבי.ת לניהול לוגיסטי של המפעל. התפקיד כולל: קביעת דיונים וניהול יומן מורכב תפעול לוגיסטי שוטף של צרכי האתר הכנת מצגות לדיונים אחריות על קשר עם לקוחות ומגוון ממשקים ברפאל ומחוצה לה עבודה עם גורמים בכירים ביחידה ומחוצה לה
לחברת נדל״ן מובילה דרוש/ה מזכיר/ת חברה לתפקיד מגוון ודינמי, הכולל ניהול שוטף של המשרד ומתן תמיכה אדמיניסטרטיבית להנהלת החברה ולמחלקות השונות. תחומי אחריות: ניהול יומנים, תיאום פגישות וניהול חדרי ישיבות. מענה טלפוני, קבלת אורחים וטיפול בפניות המגיעות למשרד. ניהול ותפעול שוטף של המשרד, לרבות הזמנת ציוד משרדי ועבודה מול ספקים. טיפול במסמכים, תיוקים, הדפסות וניהול מידע ומאגרי נתונים. סיוע אדמיניסטרטיבי להנהלת החברה ולמחלקות השונות. תיאום פגישות מול גורמים חיצוניים, ספקים, יועצים ושותפים עסקיים. מעקב אחר משימות, טיפול בהזמנות ובחשבוניות וסיוע בתהליכי עבודה שוטפים. אחריות על ארגון המשרד, שמירה על סדר ועמידה בלוחות זמנים. הזדמנות להשתלב בחברה מקצועית ודינמית בתחום הבנייה והנדל״ן, בסביבת עבודה נעימה ובתפקיד משמעותי התורם לפעילות השוטפת של החברה.
למשרד עורכי הדין דרוש מזכיר/ה משפטית ותפעול לתפקיד מרכזי ומגוון בסביבת עבודה מקצועית ודינמית. *תחומי אחריות:* - ניהול יומנים מורכבים, תיאום פגישות ודיונים. - מתן מענה טלפוני ושירות שוטף ללקוחות המשרד. - עבודה צמודה עם עורכי הדין ומתן מענה אדמיניסטרטיבי שוטף. - מעקב אחר משימות, תזכורות ולוחות זמנים. - ניהול התחזוקה השוטפת של המשרד, לרבות טיפול בתקלות, ציוד ומערכות משרדיות. - עבודה מול ספקים ונותני שירות ואחריות על התפעול השוטף של המשרד. *משרה מלאה | תנאים טובים למתאימים/ות | אפשרויות להתפתחות מקצועית*
מאוחדת מזמינה אותך להשתלב בתפקיד משמעותי במרפאת השיניים שלנו בצפת – תפקיד המשלב אחריות תפעולית, הובלת שירות, עבודה מול צוותים מקצועיים ותרומה ישירה לחוויית המטופלים במרפאה. מהות התפקיד: סיוע למנהלת האדמיניסטרטיבית בניהול ותפעול מרפאת השיניים של מאוחדת, בקרה על הפעילות השוטפת, מעקב אחר יעדים, שיפור חוויית השירות ותמיכה בצוות המרפאה. במסגרת התפקיד ישמש/תשמש הסגן/ית כממלא/ת מקום המנהלת בהתאם לצורך ולהנחיות. תחומי אחריות עיקריים: סיוע בניהול צוות העובדים המנהליים והנחיה מקצועית של המזכירות. ניהול ותיאום השירות במרפאה, כולל מענה פרונטלי וטלפוני ללקוחות. מעקב אחר תוכניות טיפול, סגירת תוכניות ועמידה ביעדי שירות ומכירות. בקרה על גביית תשלומים, קופות המרפאה, חובות לקוחות וחברות ביטוח. תיאום סידור חדרים, עבודת רופאים, שינניות וסייעות לצורך מיצוי מיטבי של פעילות המרפאה. סיוע בתהליכי גיוס וקליטת עובדים מול הגורמים הרלוונטיים. הפקת דוחות, מעקב אחר נתוני פעילות והצגת תמונת מצב שוטפת להנהלת המרפאה. סיוע בהטמעת נהלים, חוזרים והנחיות מקצועיות במרפאה.
לחברה בינלאומית דרוש/ה עוזר/ת אישית למנכ"ל לתפקיד מגוון הכולל עבודה מול הנהלה בכירה ומטה החברה בחו"ל. תחומי אחריות: ניהול יומן המנכ"ל ותיאום פגישות, נסיעות ואירועים בארץ ובחו"ל. תמיכה אדמיניסטרטיבית במנהלי החברה בישראל. ניהול שוטף של המשרד, ספקים ורכש. טיפול בנושאים פיננסיים והנהלת חשבונות מול המטה בחו"ל. ניהול תכתובות וממשקי עבודה בינלאומיים באנגלית. התפקיד דורש אנגלית ברמה גבוהה ושליטה מלאה ביישומי אופיס שכר: 14-15K
• ניהול ותפעול רשתות חברתיות • יצירת, עריכת והעלאת תכנים • עבודה אדמיניסטרטיבית שוטפת • עבודה עם תוכנות Office ברמה גבוהה, בדגש על Excel • הכנת מצגות וחומרים מקצועיים
למרכז הרפואי הרצוג, אשר ממוקם בירושלים, דרוש/ה מזכיר/ה.
לפיירמת רואי החשבון המובילה בעולם, דרוש/ה מנהל/ת יומנים לשותפים בכירים התפקיד כולל: ניהול משרדי שוטף ותמיכה אדמיניסטרטיבית לשותפים ניהול יומנים מורכבים ותיאום פגישות מרובות משתתפים (פנים וחוץ ארגוני) עבודה שוטפת מול לקוחות, הנהלה וגורמים פנימיים עבודה בצוות מזכירות הפירמה המשרה ממשרדי החברה במידטאון תל אביב (בסמוך לעזריאלי / רכבת ישראל ורכבת קלה).
למרפאה בת"א דרוש/ה מנהל/ת אדמיניסטרטיבי דובר רוסית חובה תמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת במחלקות החברה מענה טלפוני ותאומים מול לקוחות וספקים חיצוניים ופנים ארגוניים אינטראקציה פרונטאלית , קבלת מטופלים זמינות למשרה מלאה, ימים א'-ה', 8:00-17:00 תנאים טובים למתאימים
לחברה הלברג ציפויים בע"מ הממוקמת בפתח תקווה דרוש/ה מזכיר/ה התפקיד כולל : טיפול מול לקוחות במיילים ,ופתיחת חלקים לעבודה משרה מלאה ללא ימי שישי 9 שעות עבודה
אחריות כוללת למערך ההוראה והמלגות של ביה"ס, לרבות: • איתור ושיבוץ סגל זוטר לשיעורים ולתרגולים בהתאם לתכניות הלימוד של ביה"ס, טיפול בהוצאת המינויים לרבות הזנה במערכת ERP ובהתאם לתקציב תקני ההוראה, מעקב וטיפול בהארכת מינויים ובסיום העסקה, וטיפול בנושא מילואים ונסיעות לחו"ל. • סיוע ליו"ר ועדת הוראה בשיבוץ סגל ההוראה הבכיר להוראה בהתאם לתכניות הלימוד של ביה"ס. • עדכון ידיעון ביה"ס ותכניות הלימוד - קיימות וחדשות. • קשר עם הפקולטות לעניין קורסי שירות. • ביצוע ומעקב אחר הוראות מינהלת ביה"ס בכל הקשור לתחום ההוראה. • מתן שירות לסגל ההוראה במגוון הנושאים שבטיפול, לרבות מענה לפניות, קבלת קהל ומתן ייעוץ והכוונה. • ארגון קורסי שיפור ההוראה למתרגלים. • ריכוז הטיפול בנושאי מלגות וכוח אדם של בית הספר, כולל: קליטת בקשות למלגות של תלמידי מחקר ופוסטדוקטורנטים מתקציבי ביה"ס והחוקרים, הזנה ועדכון שוטף של נתוני המלגות, מעקב שוטף אחר התקציב בתיאום מול מדור קרנות ומלגות, קשר שוטף ומתן מידע וסיוע לסטודנטים המלגאים ולחוקרים. • סיוע בארגון ימים פתוחים, ימי אוריינטציה ומפגשים עם סטודנטים. • ריכוז הטיפול בתכנית ההצטיינות ובתכנית הקיץ. • ביצוע מטלות נוספות כפי שיוטלו ע"י מינהלת ביה"ס ומנהלת המערך המנהלי וככל שיידרש.
מנהל/ת המערך המנהלי, ביה"ס לפיזיקה ואסטרונומיה, הפקולטה למדעים מדויקים אחריות מנהלתית כוללת לתפעולו השוטף של בית הספר, לרבות: • אחריות לנושאי מינהל כוח אדם - סגל אקדמי (בכיר וזוטר), סגל מנהלי, סגל מחשוב ועובדי מחקר. • ניהול הצוות המינהלי של בית הספר. • אחריות לניהול תקציבי בית הספר. • אחריות לטיפול בנושאי מינהל תלמידים: ידיעון, קורסים ותכניות לימודים. • אחריות על הטיפול בדוקטורנטים ובמלגאים. • אחריות על רכש, משק ואינוונטר. • אחריות על תחזוקה, ציוד, בטיחות ועבודות בינוי בשטחי ביה"ס. • ריכוז ועדות בית הספר ומעקב אחר ביצוע המלצותיהן. • אחריות להטמעת הוראות האוניברסיטה ונהליה בבית הספר. • ייצוג בית הספר מול יחידות המינהל הכללי בקמפוס ומול מינהלת הפקולטה. • סיוע בארגון ימי עיון, כנסים ואירועים. • קשר עם מגוון גורמים בקמפוס ומחוצה לו. • סיוע לראש בית הספר וביצוע מטלות נוספות כפי שיוטלו על ידו ועל ידי ראש מינהל הפקולטה וככל שיידרש.
טיפול במגוון מוצרי החברה ללקוחות השונים. תמיכה שוטפת בבקשות ממנהלי הסחר ועדכון במערכות השונות של החברה. עבודה מול ממשקים פנים ארגוניים - מכירות, שרשרת אספקה, כספים ועוד פתיחת ספקים חדשים ודרישות רכש וביצוע בקרה ומעקב אחר תשלום. עבודה אדמיניסטרטיבית לרבות ניהול יומן פגישות של מנהל הטרייד מרקטינג.
תיאום וניהול לוחות זמנים של מספר יומנים במקביל; • ניהול ממשקים מול כלל מנהלי ועובדי החברה, גורמים עירוניים וחיצוניים; • טיפול במגוון תחומים אדמיניסטרטיביים בפרויקטים שונים בהם החברה פועלת, לרבות הדפסת חומרים ומסמכים שונים, הכנת מסמכים ומצגות לקראת ישיבות עבודה; • סיוע, טיפול וארגון בנושאים כלליים הקשורים לניהול המשרד ורווחת צוות העובדים .
* מתן שירות טלפוני ופרונטלי לקבלנים ויזמים כולל גבייה. * השתתפות בכנסים והקמת דוכנים. * טיפול במסמכים, חשבוניות ומעבר על חוזים. * עבודה מרובה על אקסל ויישומי אופיס נוספים. * משימות אדמיניסטרטיביות שונות בתחום.
• שיבוץ מדריכים במגוון תחומים ותגבור בכלל נושא השיבוצים. • מתן מענה מיידי בעת הצורך להקפצת מדריכים. • הזנת משכורות ועדכון מערכות מידי חודש • שיתוף פעולה מלא עם משבצות האחרות לתחומים השונים. • עבודה משרדית בתחום שיבוצי המדריכים כגון: עדכון טבלאות וכד' • ביצוע מטלות נוספות בתחום השיבוצים ובמחלקת ההדרכה בהתאם לצרכי המערכת.
למכבידנט רשת מרפאות השיניים, מקבוצת מכבי שירותי בריאות, דרוש /ה נציג/ת שירות לאזור השרון נציגי/ות השירות מעניקים /ות שירות פרונטלי לקהל המטופלים המגיע למרפאת השיניים במגוון נושאים שירותיים, פיננסים ותפעוליים. - מתן מענה פרונטלי מקצועי ושירותי לבקשות, תלונות ומתן תורים למטופלי המרפאה. - טיפול בהצעות מחיר, סגירת תכניות טיפול והסדרת תשלומים - עמידה ביעדים צוותים בנושא שירות ומכירה. ** העבודה במשמרות בוקר וערב תנאים סוציאלים מדהימים- עובדי חברה מהיום ה1, סיבוס יומי, ימי מחלה משולם מהיום הראשון, קרן השתלמות לאחר שנה, מתנות מהועד, מתנות בחגים וימי הולדת.