מנהל/ת משרד ועוזר/ת אישי/ת למנכ"ל ולצוות הניהולי

אנו מחפשים איש/אשת מולטי-טאסקינג ברמה גבוהה, ייצוגי/ת, שירותי/ת ומאורגן/ת להפליא.

התפקיד משלב הובלה תפעולית של המשרד, תמיכה אדמיניסטרטיבית צמודה למנכ"ל וניהול יומנים מורכב לצוות הבכיר.

תחומי אחריות וניהול שוטף

1. תפעול משרדי ואדמיניסטרציה:

חברת ניקיון: פיקוח, בקרה ושמירה על נראות המשרד לאורך היום.

מטבחים: ניהול מלאי, הזמנות מזון וציוד, עבודה מול ספקים ושמירה על סדר.

חדרי ישיבות: תפעול מלא, הכנת כיבוד, וידוא תקינות טכנולוגית והיערכות לפגישות.

קבלת אורחים: קבלת פנים ייצוגית ומכובדת, רישום ואירוח .

ציוד וספקים: ניהול מלאי ציוד משרדי ומענה שוטף לתקלות מול הנהלת הבניין.

ניהול חניות עובדים ואורחים

2. עוזר/ת אישי/ת למנכ"ל ותמיכה במנהלים:

ניהול יומנים: תיאום לו"ז מורכב עבור המנכ"ל וניהול יומנים מול מנהלי המחלקות.

משימות אישיות: מענה לפניות דחופות ותיעדוף משימות שוטפות עבור המנכ"ל.

ניהול נסיעות (Travel): תיאום מלא של טיסות, מלונות, ויזות ודוחות הוצאות.

אירוח בכירים (VIP): אירוח מקצה לקצה של שותפים ומנהלים מהארץ ומחו"ל.

רישום וסיכום פגישות

3. בק-אופיס ופרויקטים (Ad-hoc):

בק אופיס -משימות קבועות הקשורות למחלקות הכספים ( קופה קטנה, התאמות, רישומי שיקים וכו׳ ) והבק אופיס.

פרויקטים מיוחדים: ביצוע משימות מגוונות לפי צורכי הארגון והמנכ"ל.

נתונים ומצגות: ריכוז נתונים, הכנת מסמכים וסיוע בהכנת מצגות לצוות הניהולי.

4. תרבות ארגונית ורווחה:

אירועי חברה: סיוע למנהלת הרווחה בהפקת ימי גיבוש, האפי-אוור, חגים וימי הולדת.

קליטה ועזיבה: תמיכה לוגיסטית ותפעולית בתהליכי Onboarding ו-Offboarding של עובדים.

ניהול שעון נוכחות , חופשות וימי מחלה