דרוש/ה סדרן/ית ודייל/ת למכון רישוי במודיעין

תיאור משרה

תפקיד הסדרן/דייל כולל אחריות על קבלת לקוחות, סידור ותיאום של כלי הרכב לבדיקה, קליטת מסמכים ותשלומים, פתיחת כרטיסי עבודה, והכוונת הלקוח במהלך הבדיקה.
משימות ותהליכי עבודה עיקריים:
1. קבלת לקוחות והכוונה ראשונית
• ברכת שלום ובירור הצורך: קבלת הלקוח בכניסה למכון ובירור מטרת הביקור (בדיקת רישוי, בדיקה לפני קנייה וכו').
• הכוונה למיקום המתאים: הכוונת הלקוח לעמדות הרלוונטיות במכון, כולל אזור ההמתנה.
2. קליטת מסמכים
• בדיקת מסמכי הלקוח: וידוא כי ללקוח יש את כל המסמכים הדרושים, כולל רישיון רכב, תעודת זהות, והוכחת תשלום אגרה (אם נדרש).
• סריקת מסמכים: סריקה והעלאת המסמכים הנדרשים למערכת במידת הצורך.
• תיעוד במערכת: תיעוד המסמכים בהתאם להנחיות המכון ושמירתם בצורה מסודרת בתיק הלקוח.
3. תשלום באפליקציה
• הסבר על אפשרות תשלום באפליקציה: מתן הסבר ללקוחות המעוניינים לשלם דרך אפליקציית המכון, כולל הדרכה על שלבי התשלום.
• וידוא תשלום: בדיקה במערכת שהתקבל אישור תשלום לפני תחילת הבדיקה.
• הנפקת קבלה דיגיטלית: שליחת קבלה ללקוח לאחר קבלת התשלום, אם הדבר נדרש.
4. פתיחת כרטיס עבודה
• פתיחת כרטיס במערכת המכון: יצירת כרטיס עבודה ללקוח במערכת, הכולל פרטי רכב, מטרת הבדיקה, ותיעוד מסמכים.
• רישום בקשות מיוחדות: במידה וישנן בקשות או דרישות מיוחדות מצד הלקוח, יש לציין זאת בכרטיס העבודה.
• סיווג סטטוס: מעקב אחר סטטוס הרכב בכרטיס העבודה (התקבל, בהמתנה, בבדיקה, הסתיים).
5. סידור כלי הרכב
• סידור רכבים באזור ההמתנה לבדיקות: תיאום וסידור הרכבים בצורה מסודרת באזור המתנה, על פי סדר ההגעה או סדר הבדיקות.
• שיתוף פעולה עם הבוחנים: תיאום עם צוות הבוחנים על מנת לוודא את קידום הרכבים לפי לוחות הזמנים והצרכים התפעוליים של המכון.
• העברת הרכב לעמדת הבדיקה: לוודא שהרכב נמצא בעמדה המתאימה לבדיקה או לצורך הסידור הנדרש.
6. תקשורת עם לקוחות
• עדכון הלקוח על התקדמות הבדיקה: שמירה על קשר עם הלקוח בנוגע לסטטוס הרכב, כולל עדכונים על סיום הבדיקה ומעבר בין עמדות.
• מענה לשאלות ופניות הלקוח: מתן מענה לשאלות כלליות על תהליך הבדיקה, אופן התשלום, מסמכים דרושים וזמני סיום משוערים.
7. סגירת כרטיס עבודה
• תיעוד סיום הבדיקה: בסיום התהליך, עדכון כרטיס העבודה במערכת ורישום תוצאות הבדיקה במידת הצורך.
• סגירת הכרטיס ותיעוד מסודר: סגירת כרטיס העבודה לאחר קבלת כל המסמכים והתשלומים הדרושים ושמירת נתונים בארכיון הדיגיטלי.