עורכ.ת מכרזים ורכז.ת ועדת מכרזים

תיאור משרה

1. אחריות על ביצוע תהליכי מכרזים, ריכוז ועדת מכרזים וועדותיה.
2. מעקב ובקרה אחר התהליכים המתנהלים ביחידה באופן שוטף לרבות מכרזים, ועדות פטור, תיחורים וכל הליך רלוונטי אחר.
3. ריכוז התהליך המקדמי לרבות:
• בחינה, מיון וריכוז בקשות המוגשות לוועדה הקשורות לענייני מכרזים והתקשרויות.
• עריכת מסמכי המכרז לרבות בחינת הדרישות המקצועיות והתאמתן לפרסום, התאמת סוג ההליך למהות המכרז, הכנת מסמכי המכרז כולל מנגנוני ניקוד ובחירה, שילוב נוסח הסכם רלוונטי ואחריות על אישורם בוועדת מכרזים.
4. ליווי התהליך המכרזי עד לבחירת זוכה, לרבות -
• תיאום ישיבות ועדה, זימון משתתפים וגורמים מקצועיים רלוונטיים; קליטה, בדיקה וארגון חומרים לקראת דיוני הוועדה, כולל פנייה לגורמים רלוונטיים להשלמת מידע נדרש; הכנת סדר יום לדיון תוך תיעדוף נושאים ומשימות
• אחריות על התהליך המכרזי לרבות הגשות מקוונות ומעקב אחריהן; אחריות על תהליך פתיחת תיבות מכרזים ובדיקת עמידה בתנאי סף/איכות ודרישות המכרז; הפצת מענה לשאלות הבהרה מטעם מציעים פוטנציאליים; ארגון וליווי סיורי ספקים והכנת פרוטוקולים;
• אחריות על התכתובות מול מציעים; הודעות על תוצאות ההליך; ניהול הליכי חשיפת מסמכים.
• רישום פרוטוקולים של דיוני הוועדה ומעקב אחר חתימות;
• פרסום הודעות פטור ממכרז בהתאם לנהלים ודרישות הדין.
5. אחריות על מאגרי ספקים לרבות איסוף וריכוז צרכי היחידות השונות בארגון; פתיחה תקופתית של מאגרים וטיפול בתהליכי הרישום; ניהול פניות שוטפות למאגרים וחלוקת עבודה בין ספקים.
6. התנהלות בהתאם לנוהלי יחידת המכרזים ובהתאם לחוק חובת המכרזים והתקנות.
7. ייזום וחדשנות: העברת המידע בתחום המכרזים שבתחום אחריותו, לרבות עדכונים, חידושים והתפתחויות בתחום.
8. ביצוע הפקת לקחים בכל הנוגע למכרזים והטמעתם במכרזים חדשים.
9. סיוע למנהל מחלקת רכש חוזים והתקשרויות ולמנהל האגף.