איך לדאוג לקליטת עובד מוצלחת בארגון?

המוטיבציה של עובדים חדשים בתחילת דרכם בחברה היא לרוב בשיאה, וחשוב לקחת את ההזדמנות בשתי ידיים ולהעביר אותם תהליך קליטה מוצלח וחיובי. תהליך זה יעצים אותם וישמור על המעורבות שלהם גם בטווח הארוך

גייסתם עובדים חדשים לחברה ואתם נרגשים מפוטנציאל הצמיחה שהם יעניקו לארגון. מהם הדברים החשובים ביותר שעליכם לעשות עכשיו? מחקרים מראים כי יצירת מעורבות גבוהה אצל העובדים בחודש הראשון להעסקתם היא המפתח להצלחה שלהם בחברה.  השבועות הראשונים בהם עובד חדש נקלט בארגון ומתחיל את דרכו המקצועית הם חשובים מאין כמותם ומייצרים את הבסיס החזק והיציב של העובד במערכת. ככל שהעובד מחובר יותר לחברה ולתרבות שלה כך המעורבות והפרודוקטיביות שלו גדלים, והערך שהוא מספק לארגון גדל בהתאם.

זו הסיבה לכך שארגונים משקיעים מחשבה רבה בתהליך קליטת עובדים חדשים בארגון וביצירת חוויית קליטה חיובית ומוצלחת. אז לפני שאתם מגייסים עובדים, חשוב לוודא שיש להם תכנית קליטת עובדים מסודרת שכוללת אלמנטים כגון: היכרות עם הארגון, כולל מחלקת משאבי אנוש, המנהלים והצוות. הכרת מבנה המשרדים והציוד, התרבות הארגונית, תהליכים פורמליים כגון: הגשת בקשה לחופשה ותהליכים בלתי פורמליים, כגון: יציאות משותפות עם הצוות לארוחת צהריים ומפגשי גיבוש קרובים. ככל שתכנית קליטת העובדים שלכם תהיה מאורגנת ומנוסחת, כך תוכלו ליישם אותה באופן פשוט ויעיל בכל פעם שיקלטו בארגון עובדים חדשים.

כיצד לבצע תכנית קליטה מוצלחת של עובדים בארגון?

היכרות עם החברה

היכרות עם החברה, אנשי המפתח, המשרדים ופינות הקפה, היא השלב הראשון בתהליך קליטת עובד חדש בארגון. במהלך ההיכרות חשוב לספק לעובדים חדשים מידע חשוב לגבי החברה הכולל קצת היסטוריה: הקמת החברה, מי הם המייסדים, ועוד, וכן מבט כולל עכשווי: המשימה העיקרית של החברה, הערכים שלה, המטרות והחזון. זה הזמן גם להציג בפני העובד את תרבות החברה והכללים החשובים.

הבנת האתגרים של העובדים החדשים

כדי לייצר תהליך קליטת עובדים חדשים מוצלח ובעל השפעה, חשוב מאוד להבין את האתגרים שלהם ומול מה הם מתמודדים. עובד חדש מגיע לסביבה זרה ולא מוכרת. הוא נתון לרוב בלחץ ליצור רושם ראשוני על המנהלים והצוות ושואף בדרך כלל להתחיל לעבוד מהר ככל האפשר, ואלו רק חלק מהאתגרים שלו. אתגר נוסף הוא בצורך להכיר את הסביבה הארגונית, את התרבות, הכללים, המשימות והיעדים החשובים. העובדים החדשים לרוב מגיעים קצת מבולבלים ולחוצים וחשוב להבין זאת ולהעניק להם תחושת ביטחון ורוגע.

ככל שתחשפו בפניהם את הדברים החשובים בארגון כך הביטחון שלהם יעלה. ככל שההדרכות יהיו חווייתית וכיפיות יותר, כך חוויית קליטת העובדים בכללותה תהיה טובה יותר ותגדיל את מעורבותם. מתוך כך, אלמנטים יצירתיים, כגון: מציאות מדומה (VR) ומשימות נושאות פרסים, יוכלו לרתום את העובדים החדשים לתהליך קליטה טוב ומהנה יותר. אל תהססו לשלב אלמנטים אלו בתהליכי קליטת העובדים החדשים בארגון.

משרד וציוד מתאים

עובדים זקוקים למקום עבודה נוח ונעים וציוד מתאים לביצוע עבודתם בצורה נוחה ואופטימלית. בין אם אתם עובדים בסביבת משרדים פרטיים או חלל עבודה, חשוב לספק לעובד את סביבת העבודה האישית שלו מהר ככל האפשר, וכן את הציוד הרלוונטי: מחשב, מדפסת, טלפון, כרטיס עובד לפתיחת דלתות (אם קיים בחברה), כלי כתיבה, וכו'.

תנו להם כיוון

עובדים חדשים לא יכולים להתחיל לעבוד לפני שמגדירים להם את הכיוון – המשימות או המשימה הראשונה שהם יעבדו עליה. המשימה הראשונה של העובדים החדשים צריכה להיות פשוטה יותר מאשר המשימות הבאות, כיוון שמלבד העבודה עליה, הם עדיין בתהליכי למידה של הארגון ושל העבודה עצמה.

כדי לספק להם משימה ראשונה מיטבית שתשמר תהליכי קליטת עובד מוצלחים, הגדירו עבור העובד 3 נתוני מפתח חשובים: מטרת המשימה, מסגרת הזמן לביצוע המשימה, והעזרים העומדים לרשות העובד על מנת לבצע את המשימה (החל מחברי צוות ומנהלים שהוא יכול להיעזר בהם ועד למדריכים כתובים עם מידע רלוונטי). לאחר שתציידו את העובד בכל המידע החשוב פנו לו את הדרך העצמאית לבצע את המשימה בעצמו. חשוב לשאול אותו מפעם לפעם, כיצד הוא מתקדם והאם הוא זקוק לעזרה נוספת.