דרוש/ה מזכיר/ה אחראי/ת למכון MRI

תיאור משרה

לאסותא ראשון לציון דרוש/ה מזכיר/ה אחראי/ת למכון MRI.
אנחנו מחפשים מזכיר/ה רפואי/ת שהיא/הוא 'אדם של אנשים'. כאלו שיכולים לתת שירות מקצועי, סבלני ורגיש למטופלים שמוזמנים לבית החולים לבדיקות או לטיפולים.
אנשי המזכירות הרפואית הם הראשונים שפוגשים את המטופל ולכן מהווים את "הפנים של אסותא".    
תיאור התפקיד:

אחריות אדמיניסטרטיבית וניהולית על המחלקה, הן מול המטופלים והן אל מול העובדים, תוך הקפדה ושמירה על נוהלי החברה.

אחריות וסמכות:
התמקצעות- בנושאי המחלקה
•    קבלת קהל
•    ידע לגבי ההסכמים עם גורמים מבטחים לגבי בדיקות הנערכות במכון
•    ניהול טיפול בפניות מטופלים : קבלת פניות, טיפול בהן והעברה לגורמים הרלוונטיים עד סגירת המקרה.
•    ריכוז נתונים חודשיים של פעילות המכון והעברת הנתונים להנהלה ולהנהלת חשבונות (הכנת דוח פעילות).
•    טיפול בפתולוגיות על פי הנהלים (במכון שיש פתולוגיה) וסגירת טיפול מול רופא מטפל
•    טיפול בהתחייבויות : קליטה, הנפקה לפי צורך. הקלדה במערכות ייעודיות וטיפול במקרים חריגים של היעדר התחייבות.
•    ריכוז הטיפול באירוע חריג והעברת דיווח האירוע במלואו למנהל המכון
•    ניהול מתן השירות במזכירות מול המטופלים ובני משפותיהם – זימון תורים, טיפול בהפניות ואישורים, קליטת מטופל, טיפול בתלונות מטופלים, זמני המתנה, עיכובים, ביטולי תורים, מציאת פתרונות בבעיות שירות כולל גיבוע בשירותי דלפק.
ניהול תורים במחלקה 
•    הדרכת המזכירות לגבי ניהול התור במכון, ערנות לגבי עומסים, מציאת פתרונות והפנייה לגורם אחראי
•    הנחיה מקצועית ובקרה על ביצוע עבודת המזכירות. כתיבה ויישום נהלים והטמעתם בצוות
•    עבודה שוטפת ומשותפת מול האחראי המקצועי במחלקה כגון פתיחת יומן, תיאום מצבת כוח אדם.
•    תיאום סידור עבודת רופאי המכון לפעילות המכון
•    יש להכין סידור עבודה התואם את צרכי המכון בהתאמה שבועית לפי לו"ז רופאים, בדיקות וכו'
•    ריכוז נושא בקשות חופשה של המזכירות והעברתן לאישור גורם אחראי
•    אחריות על העברת משמרת והטיפול בנושאים פתוחים למשמרת הבאה
•    עבודה במשמרות 24/7