מזכיר/ת סמנכ"לית כספים - משרה זמנית

תיאור משרה

עיסוק בכל תחומי המשרד, כולל: ניהול יומן ותיאום פגישות, מענה טלפוני, טיפול בדיווחי נוכחות כולל חריגים, הזמנת כיבוד, הכנסת אורחים, הזמנת כיבוד וציוד, ניהול קופה קטנה, עדכונים ברמת האגף, תיאום וניהול אישורי כניסה וסיווג.
2. ניהול ותכנון היומן של סמנכ"ל הכספים, ווידוא מוכנות המשתתפים לישיבות והגעת משתתפים בזמן, שליחת חומר מקדים לדיונים וישיבות, תאום פגישות, ניהול ממשקי פנים וחוץ.
3. סיכומי ישיבות, מעקב אחר החלטות ומשימות, ניהול משימות ומעקב אחר ביצוע.
4. הכנת מצגות וסיוע בפיתוח של מצגות ודוחות ללקוחות פנימיים וחיצוניים. אחראיות על דו"חות שוטפים, הכנת דוחות בקרה ומעקב.
5. הדפסה והפצת מכתבים/דוא"ל לגורמים מתוך ומחוץ לארגון.
6. תיאום פעילות ברמת האגף, בקרה ומעקב אחר משימות אישיות שנקבעו על ידי הסמנכ"ל לצוות האגף ועבודה מול הצוות באופן שוטף ובסיום הטיפול.
7. תמיכה בפרויקטים: סיוע בתכנון ובביצוע מעקב על פרויקטים ויוזמות מיוחדות. ניהול לוח גנט של פרויקטים.
8. ניהול לוחות זמנים - מעקב אחר לוחות זמנים של הגשות, דוחות, דיווחים וכד, ולוודא הגשה בזמן.
9. ניהול מסמכים והסכמים רלוונטיים - ארגון ושמירה של קבצים ומסמכים אלקטרוניים ופיזיים, כולל רשומות פיננסיות, דוחות ומסמכים רלוונטיים אחרים. מעקב אחר סיום וחידוש הסכמים.
10. ניהול קשרי חוץ עם צדדים חיצוניים.
11. שיתוף פעולה חוצה מחלקות – שיתוף פעולה עם לשכות אחרות וחברי צוות כדי לקדם תקשורת שוטפת ותיאום עם סמנכ"ל כספים.
12. מענה לפניות נכנסות באמצעי תקשורת שונים: דואר, טלפון, מייל.
13. ניתוח בקשות ופניות המגיעות ללשכת סמנכ"ל והפנייתן לגורמים הרלוונטיים לטיפול. ניהול מעקב אחר המשך הטיפול ומתן מענה לפונים בהתאם לעניין.
14. ארגון פעילות חברתית של האגף, אחריות על מימוש פעילות הגיבוש.
15. ביצוע הנחיות ומשימות נוספות על פי הצורך ובהתאם להנחיית סמנכ"ל הכספים.