למרפאת שיניים מאוחדת דרושה מנהל/ת אדמיניסטרטיבי/ת

תיאור משרה

נושא באחריות הכוללת לתפעול השוטף של המרפאה ונתוני הפעילות.
כפיפות ניהולית:
מנהל המרפאה-רופא אחראי
כפיפות מקצועית:
מנהל תפעול ושירות אזורי
כפיפים – היקף וסוג כפיפים
מזכירות, מנהל קשרי לקוחות

תכולת תפקיד – פעילויות עיקריות:
ניהול צוות העובדים המנהליים וחלוקת תפקידים בין המזכירות.
אישור נוכחות של כלל עובדי המרפאה.
ניהול מתן השירות במרפאה  - בחינת ביטולי עסקאות, החזרת כספים, תלונות לקוחות, זמני המתנה, עיכובים, ביטולי תורים, אחוז אי הגעה של לקוחות.
מעקב אחרי מטופלים שקיבלו תכניות טיפול , פיקוח על סגירת תכניות טיפול, לרבות מו"מ (בתיאום מול מנהל קשרי לקוחות).
פיקוח על גביית תשלומים, ניהול קופות המרפאה ומעקב על חובות לקוחות וחובות לחברות ביטוח. טיפול במסמכים חוזרים מחברות הביטוח ומילוי טפסים.
טיפול במיון גיוס וקליטת כ"א למרפאה (מזכירות, סייעות, שינניות ורופאים)- ניהול התהליך וקשר מול מנהל מש"א במטה.
מיצוי מקסימאלי של פוטנציאל החדרים במרפאה - ניהול החדרים במרפאה, סידור עבודת הרופאים  והשינניות והתאמה לסייעות.
פיקוח על קביעת תורים והתאמת הרופא למטופל שפונה.
פיקוח על סידור כרטיסי מטופלים (כולל בדיקה, התאמה  ועדכון סטטוס מצב טיפול במחשב) ומעקב על עבודות הכנה לקראת היום הבא.
הנחיה מקצועית ובקרה על איכות עבודת המזכירות
הנחיה מקצועית על אופן ביצוע הפעולות הממוחשבות לכל גורמי המרפאה, על גיבוי ותיעוד חומרים הנוגעים לפעילות הלקוחות.
מעקב על יעדי המכירות, דיווח יומי, הצגת הנתונים לצוות ולמנהל המרפאה באופן שוטף.
הפקת דוחות (לבד או באמצעות אחד העובדים)– כמות לקוחות חדשים, כמות תכניות חדשות, תכניות שנסגרו, תכניות שמומשו, תכניות לטיפולים חוזרים, דיווח נוכחות רופאים, תכנון שבועי של חדרים, גובה תוכנית טיפול ממוצעת.
אחראית על ניקיון המרפאה מול החברה הקבלנית.
מתן שירות ללקוחות בדלפק הקבלה (שירות פרונטלי ומענה לטלפונים).
אחריות על הטמעה ופרסום חוזרי סמנכ"ל חטיבת מוסדות במרפאה.

תחומי אחריות וסמכות:
אחריות על הניהול השוטף של המכירות והשירות במרפאה
גורם מקשר בין צוות המרפאה ומנהל תפעול אזורי.
גיוס וקליטת עובדים בהתאם לנהלי המטה.
מתן הנחה על טיפולים בגובה %X
אישור היעדרויות/חופשות של הצוות

ממשקים
גורמים בתוך המרפאות
רופאים , סייעות, שינניות-  מתן סיוע מנהלי לפי דרישה
גורמים בחטיבת המוסדות
מנהל תפעול אזורי – קבלת הנחיות מנהליות ותפעוליות
מנהלי מחלקות במטה המוסדות לפי תחומי העבודה: כספים, בקרה, מש"א, מחשוב, שירות.
 
גורמים מחוץ למאוחדת:
חברות ביטוח- הכנת חומר וגביית חובות

תפוקות ומדדים (כמותיים ואיכותיים)
עמידה בתוכנית עבודה, יעדי מכירות ותקציב
עמידה בהנחיות, תקנות משרדי ממשלה ורשויות.
שביעות רצון לקוחות
רמת שירות ללקוחות
שביעות רצון עובדים
מדדים כמותיים ב: כמות לקוחות חדשים, כמות הצעות לתוכניות טיפול, אחוז סגירת תוכניות טיפול, גובה תוכנית טיפול ממוצעת.
יעילות, הכנסות ורווחיות מרפאה (סגירת תכניות, ניצולת חדרים, גבית חובות)