מזכיר.ת תחנה/יחידה -צפון תל אביב

תיאור משרה

1. תיאום וניהול יומן, לוח זמנים ופגישות של מנהל התחנה ומתן שירות לאוכלוסיית היעד בתחנה לפי המדיניות העירונית, הדין והנחיות הממונים.
2. מתן מענה שירותי לפניות המגיעות לתחנה בכל ערוצי ההתקשרות: קליטה, איסוף, ניתוב וטיפול שוטף בהתאם להנחיית הממונה.
3. ריכוז וטיפול מנהלתי בתחנה בתחומי התחזוקה, ההצטיידות, הניקיון, משאבי האנוש, התקציב וכיוצ"ב.
4. טיפול שוטף בדואר, ריכוז הנחיות והתייחסויות וביצוע מעקב פיקוח ובקרה אחר ביצוע מטלות ויישום החלטות.
5. איסוף, ריכוז והכנת חומרים לדיונים ולפגישות, הכנת מצגות, איתור טפסים מהפורטל, השתתפות בדיונים, רישום פרוטוקול ישיבות והפצתו, על פי הנחיית הממונה.
6. ריכוז, קבלה, הכנה, תיוק והעברה של נתונים, אבחונים ומסמכים לוועדות השונות, איתורם לפי הצורך והעברתם לגורמים פנים וחוץ עירוניים לפי הנחיית הממונה.
7. השתתפות בדיונים, רישום פרוטוקול ישיבות והפצתו, על פי הנחיית הממונה.
8. פתיחת תיקים, תיעוד, סריקה , בקרה ושינוע תיקי תלמיד.
9. סיוע מנהלתי לפסיכולוגים בתחנה בהתאם לצורך, הקלדת סיכומים ומסמכים, הכנת טפסים וכיוצ"ב.
10. קיום קשרי עבודה פנים עירוניים ועם גופים מחוץ לעירייה.
11. ביצוע משימות נוספות במסגרת התפקיד, לפי הנחיית הממונה.