איך מתכננים תכנית אסטרטגית לגיוס לשנת 2025?

תכנון לשנה החדשה אולי נשמע כמו פעולה מנותקת מהמציאות של חוסר הוודאות בה אנו שרויים, אז למה בכל זאת לתכנן תכנית אסטרטגית לניהול תהליכי גיוס?

הסיבות המרכזיות להכין תכנית גיוס לשנת 2025, הן:

• כי תכנית מייצרת לנו אופק בדרך להשגת המטרות שלנו
• כי תכנית מייצרת לנו מוטיבציה לפעול
• כי תכנית מגדילה את הסיכוי לביצוע
• כי כשיש תכנית יותר קל לבצע שינויים/ התאמות כשיש לנו בסיס קיים
• כדי להבטיח שכניסה של עובדים חדשים תהיה חלקה וחסכונית יותר
• כדי למזער כמה שיותר תחלופת עובדים בעזרת תהליך גיוס יעיל 

מה זה אומר לתכנן תכנית אסטרטגית לגיוס?

אסטרטגיית גיוס היא בעצם תוכנית הכוללת שלבים לאיתור, גיוס, קליטה ושימור עובדים. האסטרטגיה בדרך כלל תשקף את החזון, ערכי החברה ומטרותיה, ומאפשרת למנהלים.ות לתכנן את ניהול ההון האנושי קדימה.

פיתוח אסטרטגיית גיוס יכולה לעזור לנו לשרטט את יעדי הגיוס שלנו וכיצד להגיע אליהם. אסטרטגיית גיוס טובה היא גם מפתח לאיתור וגיוס מועמדים מתאימים יותר. 

כדי להצליח במשימה כדאי שנשאל את עצמנו מס' שאלות חשובות:

*לאן הארגון הולך-מהן המטרות שהארגון הציב לעצמו השנה?  

*האם יש צפי לגדילה בפעילות? 

*האם אנחנו מתכננים להתפתח לשווקים חדשים? 

*האם אנו שואפים להכניס מערכות טכנולוגיות חדשות לארגון? 

*האם אנו מתכננים להשיק מוצרים חדשים? 

*אלו תפקידים נרצה להוסיף השנה? 

*באלו מחלקות חסרים לנו עובדים? 

מה כדאי לכלול בתכנון אסטרטגיית הגיוס?

• מיפוי ההון האנושי הקיים: מי האנשים שלנו, תפקידים/פרופילים, כישורים/יכולות, וותק/קליטות/ עזיבות
• ניודים: את מי נוכל לנייד לטובת תפקידים נדרשים (במיוחד כאלו המאתגרים לאיוש)
• יעדי גיוס: האם יש עובדים המתוכננים לעזוב בקרוב ? אלו תפקידים אנו צופים שנוסיף השנה? כמה אנשים  נרצה להעסיק, באלו מתכונות נרצה להעסיק? הגדרות תפקידים/ פרופילים, כישורים/ יכולות /מועדים לאיוש המשרות/ איזה תהליך גיוס נרצה לעשות? כמה שלבים? כמה זמן ימשך התהליך? 
• ציר זמן: אילו תפקידים תרצו למלא בהקדם האפשרי ואילו תפקידים תוכלו לאייש במהלך השנה. 
• תקציב: עלויות הגיוס לרוב יכללו שיווק, פרסום ושימוש בטכנולוגיות. קחו בחשבון את התקציב שלכם להוצאות בשלבים מאוחרים יותר של תהליך הגיוס.
• קהל יעד: שקלו את הכישורים או הניסיון שאתם צריכים במועמדים ובדקו היכן הם נמצאים כדי לנתב את הפרסומים בהתאמה.
• שיווק לקהל היעד: ברגע שיש לכם קהל יעד, כדאי להחליט איך אתם הולכים לשווק כלפיו. חשבו על סוגי הפרסומים ומה הכי מתאים לצרכים שלכם.

שלבים בביצוע תכנית  לאסטרטגיית גיוס:

שלב א: בדקו את האסטרטגיה הקיימת

מה עובד לכם טוב? מה פחות? מה צריך לעבור שינוי?

מהן התוכניות, היעדים והערכים הקיימים בחברה- לוודא שאסטרטגיית הגיוס בהלימה למטרות ויעדי הארגון.

שלב ב: חקר שוק

 למדו מה עושות חברות אחרות בתחומים שלכם, בדקו וחקרו כיצד מתנהלים מגייסים מתחומים דומים לשלכם.

שלב ג: צרכי גיוס 

האם יש תפקידים קיימים שהתווספו להם תחומי אחריות? האם יש תפקידים שלא ניתן להעביר/לנייד לעובדים קיימים וזה דורש בניית משרות חדשות? וודאו כי תיאורי התפקיד הקיימים מעודכנים והחדשים מותאמים לצרכי החברה ואף כתובים בשפה אטרקטיבית ומושכת.

שלב ד: תקציבים

חשוב לתכנן את הוצאות הגיוס/ השיווק לפני שמתחילים בגיוס עובדים כדי לחזות בשינויים ולזהות תחומי שיפור פוטנציאליים לפני שהם מופיעים. 

שלב ה: שימוש בטכנולוגיות לייעול תהליך הגיוס

פלטפורמות למציאת מועמדים, תוכנות גיוס ומיון, כלי AI  ושאלוני מיון/סינון דיגיטליים, שימוש בוידאו למשיכת מועמדים ויישומי אנליטיקה.

שלב ו: צרו אתר חברה מזמין וידידותי למועמדים

אם אתם רוצים למשוך מועמדים ולעודד אותם להגיש מועמדות, הקלו עליהם את לניווט ואת תהליך הגשת המועמדות. דאגו לדף קריירה מזמין הכולל סיפורי עובדים / שאלות ותשובות נפוצות וכו'

שלב ז: תהליכי קליטה מסודרים

מי מטפל בעובדים הנקלטים? מי חונך אותם? הכינו תכנית הכשרה לעובדים הנקלטים, חומרי למידה ועוד כשיש לנו אסטרטגיה אז אפשר לתרגם אותה לתוכנית עבודה לפי חודשים עם יעדים מדידים ותקציבים משוערים (מודעות/ קמפיינים, תהליך המיון, קליטה והדרכה). כמו כן כשיש לנו תכנית - קל יותר לעשות התאמות ושינויים.

*מומלץ לשתף את המנהלים.ות באסטרטגיית הגיוס ולוודא כי כולם תורמים להצלחה ושהמשימה אינה רק על כתפיהם של אנשי/נשות הגיוס.

קרדיט תמונה: shutterstock