בניית תכנית גיוס ואיוש במקסימום יעילות

העובדים הם המשאב המרכזי של כל ארגון, כך שהיכולת לגייס, לשמר ולשלב נכון את ההון האנושי היא זו שמבדילה בין ארגונים מצליחים לכאלה שמתקשים לעמוד ביעדים. תכנון קפדני של תהליך הגיוס מפחית טעויות יקרות, מונע בזבוז משאבים על גיוסים לא מדויקים, ומאפשר גיוס מהיר ואפקטיבי של מועמדים איכותיים התואמים את הצרכים המשתנים של הארגון

בניית תוכנית גיוס ואיוש מסודרת ויעילה היא כלי אסטרטגי שמאפשר לארגון להבטיח את קיומו וצמיחתו. תוכנית גיוס טובה יוצרת התאמה בין תהליכי הגיוס ליעדים הארגוניים, מסייעת למשוך את הכישרונות הנכונים ומציבה ציפיות ברורות לכל הגורמים המעורבים כבר מהרגע הראשון.

בנוסף, תוכנית גיוס מסודרת מאפשרת לארגון להתמודד טוב יותר עם מצבי חוסר ודאות (שלצערנו שכיחים מאוד בשוק העבודה הישראלי), להיערך לעזיבות בלתי צפויות ולהגיב במהירות לשינויים עסקיים או טכנולוגיים. כשהתוכנית ברורה, אפשר לבצע התאמות ושינויים בקלות יחסית.

המחצית השניה של השנה עשויה לזמן למעסיקים שלל אתגרים: שינויים בתקינה, התאמות תקציביות, עזיבות בלתי צפויות של עובדים, ולעיתים גם שינויים אסטרטגיים. כדי להבטיח גיוס מדויק, יעיל וחסכוני – חשוב לבנות תוכנית גיוס ואיוש המבוססת על ארבעה עקרונות מרכזיים: ניתוח צרכים ארגוניים, תיעדוף תקנים, חיזוי עזיבות והתאמת תהליך הגיוס.

1. ניתוח צרכים ארגוניים – הבסיס לכל תהליך

השלב הראשון תמיד צריך להיות ביצוע ניתוח עומק של הצרכים הארגוניים. ביצוע ניתוח צרכים ארגוניים איכותי מחייב התבוננות רחבה מעבר למצב הקיים – צריך לבחון יעדים, מגמות עתידיות, שינויים צפויים בפעילות העסקית, ופרויקטים חדשים. חשוב לשלב בשלב זה גם נתונים כמותיים, כמו תחזיות צמיחה, עומסי עבודה עונתיים וצפי לשינויים טכנולוגיים, כדי להבטיח שהגיוס יתאים למציאות העתידית ולא רק להווה. 

לצורך כך, חשוב לקיים שיחות ולאסוף משוב ממנהלים ועובדים כדי לזהות פערים, נקודות תורפה וחסמים תפעוליים. כך ניתן להתמקד לא רק בגיוס עובדים חדשים, אלא גם בשימור עובדים קיימים, על ידי הגדרת מסלולי פיתוח והכשרה שמותאמים לאתגרים וליעדים של הארגון.
טיפ: בצעו ניתוח עיסוקים מעמיק- אפיון מפורט על כל תפקיד, כולל משימות, כישורים נדרשים, רמות אחריות ודרישות מקצועיות. כך ניתן להימנע מגיוס מיותר ולמקד את החיפוש בפרופילים הרלוונטיים ביותר.

2. תיעדוף תקנים – לא כל תקן דחוף באותה מידה
לאחר מיפוי הצרכים, יש לקבוע סדרי עדיפויות ברורים: אילו תקנים קריטיים להצלחת הארגון בטווח הקצר? אילו תקנים יכולים להמתין? תיעדוף נכון מאפשר להפנות משאבים (זמן, כסף, מאמץ) קודם כל למשרות המשפיעות ביותר על הביצועים העסקיים, ולדחות או לבטל גיוסים שאינם הכרחיים.

טיפ: קבעו מראש קריטריונים ברורים לתיעדוף, כגון השפעה עסקית, דחיפות, זמינות מועמדים בשוק ותחלופה צפויה בתפקידים מסוימים.

3. חיזוי עזיבות – להיערך מראש לאובדן טאלנטים
עזיבות עובדים, במיוחד בתפקידים קריטיים, עלולות לשבש תהליכים ולהוביל להוצאות גבוהות. לכן, חשוב לבנות מנגנון לחיזוי עזיבות. חיזוי נכון מאפשר להיערך מראש, לפתוח תהליכי גיוס מבעוד מועד ולשמר עובדים בסיכון על ידי בניית מסלולי קידום מותאמים.
טיפ: לצורך כך כדאי לבצע שיחות וסקרי שביעות רצון, ניתוח של מגמות תחלופה, ניטור ביצועים ונתוני היעדרות, ובמידת הצורך גם שימוש ב AI לזיהוי דפוסים המצביעים על סיכון לעזיבה.

4. התאמת תהליך הגיוס – ייעול, מדידה ושיפור מתמיד
תהליך הגיוס חייב להיות דינמי, ממוקד ונתון לשיפור מתמיד. חשוב לאסוף ולנתח נתוני גיוס מהעבר: זמן איוש משרות, עלויות, איכות מועמדים, שיעורי שימור, מקורות גיוס אפקטיביים ועוד. כך תוכלו לזהות צווארי בקבוק, לשפר את חווית המועמד ולצמצם בזבוז משאבים.
טיפ: אם עדיין לא עשיתם את זה, הטמיעו בתהליך הגיוס מערכות/תוכנות, כמו מערכות ATS לסינון ותיעוד מועמדים, BI ו- AI. 

לסיכום, השקעה בבניית תוכנית גיוס ברורה ומסודרת היא השקעה ישירה בהצלחת הארגון: היא תורמת להורדת שיעורי תחלופה, משפרת את חוויית העובדים, מגדילה את הפרודוקטיביות, ומבססת תרבות ארגונית של מצוינות וחדשנות. מינימום בזבוז כספים ומקסימום תרומה לארגון.

מוכנים לגייס עובדים?

קרדיט תמונה: shutterstock