מנהל/ת אדמינסטרטיבי/ת

תיאור משרה

אדמינ/ית האתר אחראי/ת על התפעול האדמיניסטרטיבי השוטף של פעילות המתקנים בשני אתרי הדאטה סנטר (רמלה ופתח־תקווה), בדגש על תיאומים, ספקים וקבלנים, רכש ולוגיסטיקה, תיעוד ובקרה, ותמיכה בצוותי התפעול/המתקנים והביטחון באתר. התפקיד יושב רוב הזמן ברמלה, וכולל הגעה לפי צורך לפתח־תקווה.

מה עושים בתפקיד? (תחומי אחריות)

אדמיניסטרציה ותפעול משרד אתר
ניהול שוטף של משרד האתר: דואר/שליחויות, ציוד משרדי, הזמנות, תיוקים ותיעוד.
תיאום פגישות, סיורים וספקים מול גורמי פנים וחוץ.
תמיכה אדמיניסטרטיבית למנהל/ת האתר וצוות המתקנים: הכנת סיכומים, מעקב משימות, תיעוד החלטות.
רכש, ספקים וקבלנים
פתיחת דרישות רכש / הזמנות עבודה במערכות הארגון, מעקב עד אספקה/סגירה.
עבודה שוטפת מול ספקים: הצעות מחיר, השוואות, תיאום אספקות, טיפול בחשבוניות מול הנה״ח.
תיאום כניסות קבלנים לאתר: לו״ז, ליווי תהליכי אישור, תיעוד מסמכים נדרשים (כמו ביטוחים/אישורים), ועמידה בנהלי אתר.
תיאומי תחזוקה ותמיכה בצוות המתקנים
תיאום פעולות תחזוקה מתוכננות (PM) וחלונות עבודה מול צוותי מתקנים/תפעול/אבטחה.
ניהול יומן אתר/לו״ז תחזוקות, ודיווח סטטוסים.
מעקב אחרי תקלות/קריאות שירות במערכת (פתיחה, עדכון, סגירה) ושיקוף לגורמים הרלוונטיים.
לוגיסטיקה, נכסים ומלאי (Assets/Inventory)
ניהול מלאי מתכלים/ציוד תפעולי בסיסי (לפי הגדרת האתר): מעקב מלאי מינימום, הזמנות השלמה, קליטה וסידור.
סיוע בתהליכי ספירות מלאי, ניהול נכסים/תיוגים בסיסיים לפי נהלים.
תיעוד, בקרה וציות
שמירה על סדר תיעודי: נהלים, אישורי כניסה, טפסים, מסמכי ספקים, ארכיון הצעות מחיר/הזמנות.
סיוע בעמידה בדרישות בטיחות/איכות/ביקורות (תיעודית ותיאומית): איסוף מסמכים, הכנת תיקי ביקורת, מעקב השלמות.
עבודה בסביבה מאובטחת ורגישה: הקפדה על נהלי סודיות, בקרת גישה ותיעוד כניסות/ביקורים.