מנהל/ת אדמיניסטרטיבי/ת לתנועת הצופים (קריית אונו)

תיאור משרה

הנהגת הבקעה מחפשת מנהל/ת אדמיניסטרטיבי/ת!
התפקיד כולל אחריות על כלל היבטי הניהול האדמיניסטרטיבי של ההנהגה, כולל היבטי משאבי אנוש. ניהול הקשר השוטף של ההנהגה עם השבטים ועם גורמים פנימיים וחיצוניים.

אחריות כוללת על תחום משאבי אנוש בהנהגה:
-גורם הקשר המרכזי של ההנהגה מול משאבי אנוש במטה, כולל הגשת בקשות העסקה, בקשות חריגות ועוד.
-ביצוע תהליך קדם- קליטה לעובד, כולל הכנת כל המסמכים הנדרשים והקמתו במערכות הטכנולוגיות של הארגון.
-ליווי והדרכת העובד על היבטי משאבי אנוש בתהליך הקליטה.
-ביצוע תהליך תשלום שכר לעובדים מול יחידת השכר, כולל: בדיקת תקינות דוחות נוכחות, בדיקה ואישור נתוני שכר פרטניים ועוד.
-ביצוע היבטים תפעוליים בתהליך סיום עבודה, כולל אחריות על ביצוע טופס טיולים והחזרת ציוד.
-אחריות על תהליך קליטה וסיום של מתנדבים, כולל עדכון במערכות התפעוליות של הארגון.

ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף של משרד ההנהגה:
-ניהול יומן מרכז ההנהגה וניהול לו"ז אירועים מרכזיים בהנהגה.
-קשר שוטף עם מרכזי שבטים, ראשי שבטים וגזברים.
-שותפות בהפקת אירועים הנהגתיים.
-ניהול היבטי תפעול כספיים כולל: איסוף חשבוניות ספקים והעברתן למטה, הטענה ומעקב אחר קופות קטנות וכרטיסי אשראי נטענים ועוד.
-קשר שוטף עם אגף הכספים במטה.
-ניהול תהליך בקשות תמיכה מהרשויות.
-אחריות על מכשירים סלולאריים בהנהגה ועבודה שוטפת מול ספק התקשורת.
-אחריות על סגירת הרשמות חניכים.
-קשר שוטף עם גורמים פנימיים וחיצוניים, כולל היבטים שירותיים.
-איסוף נתונים והפקת דוחות, כולל שימוש במערכת BI.