מנהלת לשכת מנכ"ל המתנ"ס

תיאור משרה

ניהול שוטף ויעיל של לשכת המנכ"ל ומתן מענה אדמיניסטרטיבי ושירותי למנכ"ל, להנהלת המתנ"ס, לעובדים ולתושבים.

תחומי אחריות:
ניהול יומן ומשימות: תיאום, תזמון ותיעדוף פגישות ומשימות של המנכ"ל מול גורמים עירוניים, קהילתיים וארגוניים, וניהול המעקב אחר ביצוען.

סיכומי ישיבות ומעקב: השתתפות בישיבות הנהלה וועדות, ריכוז וכתיבת פרוטוקולים, ריכוז החלטות ומעקב אחר ביצוען מול הגורמים הרלוונטיים.

ניהול קשרי פנים וחוץ: קבלת וסינון פניות, מתן מענה לתושבים ולגורמי חוץ, ניתוב משימות למנהלים ולעובדים ומעקב אחר הטיפול.
ניהול אדמיניסטרטיבי: טיפול בדואר ובתכתובות, הפצת מסמכים, ניהול ארכיון פיזי ודיגיטלי, תיוק, ריכוז מסמכים וניהול המידע בלשכה.

הכנת חומרים מקצועיים: ריכוז נתונים ומידע, הכנת מצגות, דוחות, מסמכים וחומרים לקראת פגישות, ישיבות הנהלה, ועדות ודיונים.

תמיכה שוטפת בעבודת המנכ"ל: הכנת חומרים לפגישות, ביצוע מעקבים, ריכוז משימות ומתן מענה אדמיניסטרטיבי בהתאם לצורכי המנכ"ל והנהלת המתנ"ס.

שירות ואדמיניסטרציה: מתן מענה לתושבים ולעובדים, לרבות רישום לחוגים ולפעילויות, מכירת כרטיסים, טיפול בגבייה ובתקבולים וניהול קופה קטנה בהתאם לנהלים.

רווחת עובדים ואירועים: ריכוז נושאי רווחת העובדים, מתנות ואירועים ארגוניים, לרבות הרמות כוסית, וכן תיאום כיבוד ואירוח לישיבות ואירועים.

עבודה מול גורמי פנים וחוץ: ממשק שוטף עם מנהלי המתנ"ס, העירייה, החברה למתנ"סים, ספקים, שותפים קהילתיים וגורמים נוספים בהתאם לצורכי התפקיד.

משימות נוספות: ביצוע משימות אדמיניסטרטיביות ותפעוליות נוספות בהתאם לצורכי לשכת המנכ"ל והמתנ"ס.