האם מותר ונכון לבצע איכון לעובדים?

באילו מקרים מותר לבצע איכון לטלפון ולרכב של העובדים ומתי המעסיק מסתכן במעבר על החוק? הרשות להגנת הפרטיות מתירה במקרים מסוימים לבצע איכון לטלפון הנייד ולרכב של העובדים אם מדובר באיסוף נתונים חיוני ונדרש למקום העבודה ובלא כל אופציית חילוץ נתונים אחרת. מה חשוב לדעת כשמבצעים איכון לעובדים?

בשנים האחרונות וככל שהעבודה מרחוק הפכה לגיטימית יותר ויותר, מעסיקים שואפים באופן טבעי, לעקוב אחר פעילותם של העובדים בזמן שהם אינם נוכחים במשרד. כך השתלבו בעולם התעסוקה, טכנולוגיות מתקדמות לאיכון וניטור מיקום עובדים, במיוחד כאלו המועסקים בעבודות שקשה לעקוב אחר שעות עבודתם ומיקומם, כגון: נהגים, שליחים, אנשי מכירות וכד'. אנשים המועסקים במשרות מסוג זה אינם עובדים במיקום קבוע ושעות עבודתם הן לא תמיד קבועות.

מהצד השני, עובדים זכאים לפרטיות גם במהלך שעות העבודה. הרשות להגנת הפרטיות מדגישה כי איסוף ועיבוד נתוני מיקום של אדם פוגעים באופן משמעותי בפרטיותו, גם כאשר הדבר נעשה במהלך עבודתו. מתוך כך, מעסיקים אשר מבקשים להשתמש במערכת שאוספת נתוני מיקום של עובדים נדרשים לבחון תחילה באופן מעמיק את היחס בין התועלת שתתקבל מנתוני המיקום לעומת הזכות לפרטיות של העובדים במקום עבודתם. המשמעות לכך היא, שמעסיק רשאי לבצע איכון לעובדים רק לצורך חיוני עבור מקום העבודה ורק לאחר שהתקיימו תנאי השקיפות הנדרשים.

כיצד נעשה מעקב אחר עובדים?

איכון עובדים נעשה באמצעות אפליקציות ייעודיות אותן העובדים מתבקשים להתקין בטלפון הנייד שלהם או באמצעות מערכות ייעודיות ברכב החברה.

באילו תנאים ניתן לעשות איכון לטלפון הנייד או לרכב של העובדים?

על פי הרשות להגנת הפרטיות, מעסיק רשאי לבצע איכון לעובדים ולעקוב אחר מיקומם רק כאשר איסוף הנתונים נדרש מסיבה לגיטימית וחיונית למקום העבודה. ככלל, מבהירה הרשות, כי יהיה קשה להצדיק אינטרס של המעסיק לבצע איסוף רציף של נתוני מיקום לעובד שעיקר עבודתו היא בפעילות משרדית רגילה.

גם במקרים שבהם איסוף הנתונים מוכח כמוצדק לצורך חיוני של החברה, הרשות מסתייגת וקובעת כי הדבר מותר רק אם אין כל חלופה אחרת לאיסוף נתונים שאינה כרוכה בחשיפת המיקום של העובד, ורק לאחר שהמעסיק וידא עמידה בתנאים המפורטים בגילוי הדעת, בהם: הסכמת העובד לבקשת איסוף נתוני המיקום לצורך המטרה הספציפית שהמעסיק הגדיר, עדכון העובד במפורט בזמני איסוף נתוני המיקום, באופן השימוש בנתונים שנאספו, בזמן שמירת המידע ומיהם הגורמים שיהיו רשאים לצפות במידע זה.

מה חשוב שמעסיקים יידעו לגבי איכון ומעקב אחר מיקום העובדים?

הרשות להגנת הפרטיות מדגישה כי יש להימנע מאיסוף נתוני מיקום של עובד מחוץ לשעות העבודה שלו בפועל, בין אם מדובר באיסוף נתוני מיקום באמצעות אפליקציה ייעודית ובין אם מדובר באיכון רכב שהמעסיק התיר לעובד לעשות בו שימוש מעבר לשעות העבודה. איסור זה נובע מתוך החשש כי בפעולה זו ייאסף מידע אישי על בני משפחתו של העובד. דבר נוסף וחשוב שצריך לדעת הוא שעל המעסיק לעמוד בדרישות אבטחת המידע שנאסף במסגרת השימוש במערכת בהתאם להוראות תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע).

שורה תחתונה: פעולת האיכון יוצרת תחושה של חוסר אמון אצל העובדים וכן ש'עוקבים' אחריהם כל העת ולכן ברירת המחדל של המעסיקים צריכה להיות הימנעות מפעולה זו ורק אם אין ברירה להפעילה וגם זאת לאחר שיחה שקופה ומרגיעה עם העובדים וקבלת רשותם המפורשת.